Contoh Surat Resmi

Surat resmi atau surat formal adalah sebuah dokumen tertulis yang bertujuan untuk mengkomunikasikan keperluan atau tujuan dengan menggunakan bahasa yang formal.

Ada beberapa jenis surat formal atau resmi dan masing-masing mempunyai tema tertentu berdasarkan keperluannya.

Surat formal ini akan selalu dibutuhkan ketika Anda maupun sekolah dan instansi mempunyai keperluan dan harus dituangkan dalam bentuk tulisan.

Surat formal juga bisa digunakan oleh mahasiswa untuk keperluan akademisnya, seperti mengajukan surat permohonan penelitian ke sebuah lembaga.  

Fungsi Surat Resmi

Surat formal yang paling umum adalah surat lamaran pekerjaan, surat rekomendasi, surat pengunduran diri, surat perjanjian, surat panggilan, surat pengaduan, dan masih banyak lagi jenisnya. 

Meskipun termasuk jenis surat formal, semua surat memiliki sedikit perbedaan dalam hal format, diksi, dan gaya penulisan. Surat ini sendiri memiliki beberapa fungsi, di antaranya adalah:

1. Menyampaikan Informasi

Tujuan dasar dari setiap surat formal adalah untuk menyampaikan informasi. Nah, informasi yang disampaikan ini bergantung pada jenis suratnya.

Misal jenis surat itu adalah perjanjian, maka isi yang ada dalam surat adalah kesepakatan antara dua pihak atau lebih.

Begitu pula jika suratnya adalah jenis lamaran pekerjaan, maka isi dari surat tersebut adalah tentang niat Anda selaku penulis yang ingin melamar pekerjaan pada sebuah perusahaan.

2. Bukti Tertulis

Surat formal juga bisa berfungsi sebagai bukti tertulis yang bisa menjadi acuan ketika sedang melakukan perjanjian ataupun transaksi yang membutuhkan legalitas.

3. Alat Pengingat

Adanya surat formal ini bisa dijadikan arsip dan bila dibutuhkan pada beberapa keadaan yang mendesak, maka surat formal bisa menjadi alat pengingat.

Misal, organisasi Anda mendapatkan undangan resmi seminar namun Anda lupa tanggalnya, maka surat dinas resmi yang diberikan bisa menjadi reminder bagi organisasi Anda.

4. Bukti Sejarah

Selain menjadi reminder ketika surat formal diarsipkan, ternyata jenis surat ini juga bisa menjadi sebuah bukti sejarah. Ya, surat-surat ini kelak bisa menjadi bukti perkembangan yang terjadi pada sebuah lembaga atau instansi.

5. Pedoman Kerja

Terakhir, surat formal juga bisa menjadi pedoman atau landasan kerja seseorang seperti surat instruksi kerja yang berisikan perintah untuk melakukan kegiatan yang diinstruksikan.

Golongan Surat Resmi 

1. Surat Permohonan

Sesuai dengan namanya, maka jenis surat satu ini menuliskan sebuah permohonan ke pihak lain untuk mengabulkan apa yang tertulis dalam dokumen. Contohnya adalah surat permohonan kunjungan.

2. Surat Keputusan (SK)

Jenis surat satu ini sesuai dengan namanya, yakni menyampaikan keputusan berdasarkan hasil rapat atau diskusi. Contohnya, SK ketua badan lembaga.

Baca : contoh surat keputusan kepala sekolah

3. Surat Kuasa

Secara isi, surat ini melimpahkan kekuasaan atau memberikan wewenang antara satu pihak ke pihak lain untuk menggantikan tugas.

4. Surat Perintah

Sebenarnya, surat perintah ini hampir sama dengan surat instruksi yang isinya adalah memberikan tanggung jawab atau perintah tugas kerja.

5. Surat Panggilan

Jenis surat satu ini merupakan balasan dari surat lamaran pekerjaan. Surat ini dikeluarkan oleh perusahaan untuk pelamar kerja yang berisi panggilan, entah untuk interview atau proses perekrutan kerja lainnya.

6. Surat Undangan

Sesuai dengan namanya, maka surat formal ini ditujukan untuk mengundang pihak lain untuk datang ke sebuah acara yang instansi atau organisasi selenggarakan.

7. Surat Perjanjian

Terakhir, ada surat yang berisikan perjanjian antara dua belah pihak atau lebih yang menuliskan tentang hak dan kewajiban yang harus dipatuhi.

Surat perjanjian, di beberapa negara, dapat mengikat secara hukum jika ditandatangani oleh semua pihak yang berpartisipasi

Perbedaan Surat Resmi & Tidak Resmi

Bagi Anda yang bingung mengenai apa sih yang membuat surat versi resmi dan tidak resmi itu berbeda, berikut adalah perbandingannya:

Jenis SuratKopSalam Pembuka Format SuratBahasa 

Surat Resmi
Harus ada lambang instansi dan informasi mengenai instansi yang mengeluarkan suratFormal, menggunakan kata “Assalamualaikum” atau bisa “Selamat siang”.Format surat resmi ada struktur yang harus dimiliki, seperti pembuka, isi dan penutupFormal dan baku

Surat Tidak Resmi

Tidak menggunakan kop
Tidak harus menggunakan salam, bisa langsung “Hallo”.Tidak perlu ada format.Tidak baku atau santai.

Struktur Surat Resmi

Cara membuat surat resmi sendiri harus memahami struktur penting dalam surat yang perlu ditulis. Apa saja struktur-struktur dalam sebuah surat?

1. Kop Surat

Pada bagian kop surat resmi, Anda harus melampirkan:

  • Logo organisasi atau instansi
  • Nama instansi
  • Alamat instansi
  • Nomor telepon instansi
  • Nomor surat

Ketika membuat surat formal, maka cantumkan nomor surat berdasarkan jenis atau golongan surat yang dikeluarkan.

Cara penomoran surat bergantung pada administrasi lembaga atau perusahaan Anda.

Jika ingin membuat kop surat menggunakan Ms. word, anda bisa simak tutorial membuat garis di word untuk membantu membuat kop surat.

2. Perihal Surat 

Perihal adalah tujuan dari dikeluarkannya surat tersebut, misal surat yang dikeluarkan adalah surat instruksi, maka perihal bisa ditulis surat instruksi.

3. Alamat Tujuan

Alamat penerima harus ditulis di sebelah kiri, tepatnya di bawah alamat Anda.

4. Tanggal

Cantumkan tanggal di atas sisi kanan pada baris setelah alamat yang Anda tuju. Tuliskan tanggal lengkap sampai tahun.

5. Pembuka

Gunakan salam sebelum pada paragraf pembuka. Setelah itu, perkenalkan diri dan alasan Anda menulis surat itu.

Pesan harus langsung dituliskan untuk menggarisbawahi mengapa Anda menghubungi penerima surat. Pertimbangkan paragraf ini sebagai cara langsung untuk menarik perhatian si penerima.

6. Body Surat 

Setelah pembuka, maka ruang ini digunakan untuk mempelajari masalah yang diangkat di paragraf pembuka.

Body surat berisi mengenai lebih banyak detail tentang apa yang Anda tawarkan atau minta dari penerima, didukung oleh informasi yang relevan. 

Body surat berisikan paragraf sebagai eksplorasi dari poin-poin yang diangkat dalam paragraf pembuka yang ada sebelumnya.

7. Pernyataan Penutup

Pastikan Anda menyertakan pernyataan penutup yang berisikan ucapan terima kasih kepada penerima atas waktu, pengetahuan, atau bantuan mereka dengan poin yang dibahas. 

8. Tanda tangan

Memberikan tanda tangan di akhir surat adalah sebuah keharusan, untuk membuat kesan dan membuat surat menjadi lebih formal dan memiliki legalitas. 

Contoh Surat Resmi

Untuk memperjelas pemahaman Anda, berikut adalah contoh surat resmi:

1. Surat Resmi Panggilan

Panggilan Interview

Bandung, 22 Juni 2020

No. 11/A-Bdg/III/2020

Hal : Panggilan Interview

Yth.

Fahmi Adianan

Dengan hormat,

Berkaitan dengan surat lamaran kerja, CV, dan bukti pendukung lainnya, maka kami bermaksud memanggil saudara untuk berkenan mengikuti interview pada:

Hari : Selasa

Tanggal : 28 Juli 2020

Waktu : Pukul 08.00 WIB

Tempat : Jalan Tenterem No. 20, Bandung

Demikian yang bisa kami sampaikan. Kami mohon kehadiran saudara untuk bisa datang tepat waktu.

Hormat kami,

Manajer HRD

Fariz Anji

Nah, bagi Anda yang kesulitan dalam membuat surat ini, maka Anda bisa download templatenya di link berikut:

2. Surat Resmi Perjanjian

Surat Perjanjian Kerjasama

Nomor : XII/SPK/2020

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Hari Fahim

Alamat: Jl. Delta Barat No. 89 Kota Semarang, Jawa Tengah

Selanjutnya disebut sebagai pihak pertama

Nama: Jihan Ghani

Alamat : Jl. Tanah Jawi No. 22 Kota Semarang, Jawa Tengah

Selanjutnya disebut sebagai pihak kedua

Berdasarkan kesepakatan yang telah dibuat, maka kedua pihak mempunyai perjanjian kerjasama yang berisi:

Dengan ini mohon diperhatikan bahwa surat ini adalah untuk perjanjian kesepakatan antara pihak pertama dan pihak kedua mengenai biaya penyediaan makanan, air minum, sewa kursi, meja, dan dekorasi pada gedung Bima selama 1 minggu.

Pembayaran dalam bentuk uang muka harus dilakukan tiga hari sebelumnya dan biaya harian akan menjadi Rp100.000,- yang harus disetorkan setiap hari pada akhir acara, baik melalui cek tunai atau melalui uang tunai cair.

Pihak Pertama Pihak Kedua

Hari Fahim Jihan Ghani

Tidak lupa, dalam surat perjanjian Anda harus menempelkan materai untuk legalitas hukum jika salah satu pihak melanggar kesepakatan atau terjadi apa-apa.

Berikut contoh lain dari surat perjanjian dalam format word yang dapat anda unduh.

Dari dua contoh surat formal atau resmi yang telah dipaparkan di atas, Anda sudah paham bukan bagaimana cara dalam membuat surat yang terbilang resmi itu? 

Dari link di atas, Anda bisa temukan beberapa contoh surat formal dengan berbagai jenis mulai surat perjanjian, surat lamaran kerja, dan surat perintah.

Semua contoh di atas bisa Anda gunakan pada berbagai keperluan Anda. 

Daftar Pustaka
  • tirto.id/mengenal-apa-itu -surat-resmi-fungsi- serta-cara-membuatnya -ehNt
  • liputan6.com/citizen6/ read/3921266/7-jenis -jenis-surat-resmi-lengkap -dengan-contohnya -biar-tak-keliru
  • maxmanroe.com/vid/ surat/pengertian-sura t-resmi.html
  • 99.co/blog/indonesia/ contoh-surat-perjanjian -kerjasama/

Nilai Kualitas Artikel

Leave a Comment